CENTRO DE ESTUDIOS SOBRE BIBLIOTECOLOGIA

Cuadro de mando integral: herramienta de gestión para monitorear el funcionamiento de la biblioteca


12 de marzo al 7 de mayo de 2010

 

El sistema de medición de una biblioteca es importante para poder visualizar los logros y enmendar las fallas en el conjunto de procesos y actividades que la conforman. Se trata de tomar la iniciativa de un cambio de mentalidad, no basta con prestar un buen servicio sino que habría que adicionarle un valor agregado. Las mediciones y el control interno siempre han sido un punto interesante de atención. El cuadro de mando integral (CMI) —también denominado tablero de control o tablero de comando— es una herramienta para monitorear la estrategia utilizando indicadores para la medición. Está organizado en tres perspectivas clave: la de los usuarios, la de los procesos internos y la del aprendizaje y del crecimiento. Existe una cuarta perspectiva que es la financiera, entendida como una consecuencia de las otras tres. El CMI no se considera invasor o en contraposición con otras mediciones que se realizan, tales como la norma ISO 9001:2000, por el contrario le agrega el control del cumplimiento de la estrategia. El diseño del CMI se realiza en planilla Excel con alertas para visualizar si se están cumpliendo las metas fijadas y se le han agregado además indicadores bibliométricos para que en una sola herramienta se puedan ver integralmente todas las actividades que se llevan a cabo en una biblioteca. Se probará su efectividad por medio de ejemplos de su implementación en otras bibliotecas y organizaciones sin fines de lucro. Lo novedoso del CMI reside en poder ver de un solo vistazo todas las actividades que se desarrollan. Han existido otros cursos para la implementación del CMI, pero se han impartido utilizando ratios financieros que hacían hincapié en la rentabilidad de la organización. La información que brindaban era interesante, pero muy difícil de adaptar para aplicarlo en bibliotecología, donde justamente el propósito que se persigue no es financiero.

 

Requisito

Es imperativo que el alumno que desee hacer este curso sepa trabajar muy bien con la herramienta de Excel de Microsoft Office. De lo contrario, no podrá completar el curso en su tramo final debido a la falta de dominio de este recurso.

Objetivos

  • Presentar al cuadro de mando integral como un modelo de gestión integral de la estrategia y como una fuente estadística de la biblioteca, útil para tener una visión global de las áreas clave que la componen y permitir su seguimiento y control.
  • Integrar al CMI, indicadores bibliométricos para obtener un análisis cuantitativo.
  • Listar cuáles son las áreas clave dónde se debe poner atención y enumerar los indicadores que usualmente se utilizan para la medición.
  • Describir los pasos necesarios para la creación del CMI con las etapas para su diseño e implementación.
  • Capitalizar las experiencias de bibliotecas que han implementado el CMI satisfactoriamente para volcarlas en el modelo sugerido en esta capacitación.

Destinatarios
La capacitación está dirigida a responsables de bibliotecas que deseen adquirir conocimientos para crear una herramienta integral que le permita visualizar la información estadística y además monitorear el cumplimiento de la estrategia ideada. Este modelo es aplicable también para aquellas bibliotecas no sectorizadas que poseen un solo responsable, tales como las bibliotecas escolares, populares, públicas, entre otras. Es necesario tener conocimientos básicos de Excel.

Temario

El proceso estratégico.

La gestión estratégica.

Uso de indicadores. Seguimiento. Ejemplos de Indicadores estratégicos y bibliométricos.

Gestión de la información.

Antecedentes mundiales de aplicación de CMI en bibliotecas e instituciones educativas.

Pasos para la creación y diseño del CMI en planilla Excel.

Seguimiento del logro de los objetivos y retroalimentación de información. Beneficios y riesgos de la implementación del CMI.

Traducción del cuadro de mando de la Universidad de Virginia, Estados Unidos.

Intercambio de opiniones sobre la aplicación del CMI con profesionales en el área de la administración, bibliotecología y la gestión pública: Dr. Kaplan (Harvard), Dr. Ballvé (UADE), Dr. Quesada (Grupo Kaizen), James Self (Virginia University), Dr. Dávila (IESE), Mariano Fraschini y Giancarlo Baruzzini (Carta de Compromiso al Ciudadano: Biblioteca Nacional y Biblioteca Nacional de Maestros), entre otros.


Metodología didáctica

Las clases son a distancia complementadas con tareas prácticas para una organización inmediata. El alumno recibe por correo electrónico los textos y materiales complementarios de lectura. No es necesario estar conectado a internet para realizar el curso. Solo se utiliza el correo electrónico.

La capacitación se realizará a distancia con tutorías que le permitirán evacuar las dudas por medio de un seguimiento personalizado. Las profesoras se proponen brindar semanalmente a los alumnos los contenidos teóricos y al final de cada clase se aplicarán los contenidos a una biblioteca que elija el participante a los fines de poner en práctica lo aprendido y así poder evaluar la comprensión de los conceptos.
Los alumnos irán construyendo un CMI sencillo a medida que transcurran las clases para que, finalmente, hagan entrega de un tablero definitivo para evaluación.
Para los fines de ejemplificación entregaremos dos modelos de CMI diseñados para una biblioteca universitaria y otra escolar.

 

Comentarios adicionales

Si bien en muchas bibliotecas se tienen en cuenta indicadores para la medición, la mayoría que se utilizan hoy en día miden las acciones pasadas (indicadores de desempeño) y no las futuras (indicadores impulsores), tales como el desarrollo de nuevos servicios, la medición de los servicios personalizados, formación de usuarios, recursos humanos, entre otros. Con este curso se trata que los profesionales tomen decisiones respaldados con información actualizada y no en base a la intuición o información parcializada.

En bibliotecología, la disciplina llamada bibliometría ha ocupado un lugar de relevancia para poder volcar en planillas Excel la información cuantitativa. Este recurso no se contrapone al concepto de medición de la estrategia y como se ha probado en bibliotecas que han adoptado el CMI, se han podido capitalizar estas estadísticas bibliométricas como una herramienta del análisis cuantitativo que, combinadas con indicadores estratégicos, dieron como resultado una confrontación de información que permite ver y comparar de una manera más integral los aspectos cuali-cuantitativos.





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